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Association des chemins de fer du Canada
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Politique sur les renseignements personnels

ÉNONCÉ DE POLITIQUE
L’ACFC prend les moyens raisonnables pour protéger le caractère privé des  renseignements personnels qu'elle recueille sur les employés, les fournisseurs, les clients et les membres, et met en place, à un coût
raisonnable, des systèmes de protection pour éviter l’utilisation ou la communication non autorisées de ces renseignements.

L’ACFC gére les renseignements personnels de manière responsable et professionnelle. Elle veille à ce que les renseignements personnels qu’elle recueille soient, dans la mesure du possible, exacts, mis à jour et protégés
contre une utilisation et une communication non autorisées.

CHAMP D'APPLICATION
La présente politique s’applique à tous les employés de l’ACFC, aux contractuels, aux fournisseurs et à des tiers qui recueillent, gardent, traitent ou utilisent des renseignements personnels ou conçoivent des politiques et méthodes d’exploitation ou de fonctionnement, des systèmes et des formulaires servant à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels.

Les personnes qui recueillent, gardent, traitent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels au nom de l’ACFC doivent s’engager par contrat à respecter la présente politique.

La politique vise tous les renseignements personnels, quel qu’en soit le support d’enregistrement (par exemple, papier, ruban magnétique, disquette, microfilm et bande vidéo).

DÉFINITIONS
Par « renseignements personnels », on entend tout renseignement concernant un individu identifiable, notamment :
• la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge ou la situation de famille;
• les renseignements d’ordre médical (par exemple, le groupe sanguin) et financier (par exemple, les revenus ou le salaire) et les renseignements relatifs à l’éducation, au casier judiciaire et aux antécédents professionnels;
• l’adresse, les empreintes digitales et les numéros identificateurs attribués à la personne (par exemple, numéro d’assurance sociale, matricule);
• la correspondance avec l’ACFC qui est explicitement ou implicitement de nature privée;
• les idées ou opinions d’autrui sur la personne (par exemple, évaluations, planification de la relève);
• le nom de la personne, lorsque la seule divulgation du nom révélerait des
renseignements à son sujet.

Par contre, cette définition ne comprend pas le nom, le titre et les adresse, numéros de téléphone et de télécopieur, ou le courriel du lieu de travail d’un employé.

CONSENTEMENT
Le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels peut être implicite ou explicite, selon les circonstances. Dans certains cas, le consentement n’a pas à être donné par écrit.

COLLECTE, UTILISATION, ET COMMUNICATION

COLLECTE
L’ACFC ne recueille que des renseignements personnels qui ont trait à ses programmes, activités et produits ou à des questions liées à l’emploi.

Dans la mesure du possible, les renseignements personnels destinés à la prise de décisions sont recueillis directement auprès de la personne concernée, qu’on informe des fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis. L’ACFC prend les mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision touchant une personne sont aussi exacts, complets et à jour que possible.

L’ACFC utilise et communique les renseignements personnels qu’elle a déjà obtenus d’une manière compatible avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis au départ ou de toute autre manière permise par la loi.

La loi autorise l’ACFC à recueillir des renseignements personnels indirectement ou à l’insu de l’intéressé et sans son consentement, notamment dans les cas suivants :

• la collecte des renseignements est manifestement dans l’intérêt de l’intéressé et le consentement ne peut être obtenu auprès de celui-ci en temps opportun;
• il est raisonnable de s’attendre à ce que la collecte effectuée au su et avec le consentement de l’intéressé puisse compromettre l’exactitude des renseignements ou l’accès à ceux-ci, et la collecte est raisonnable à des fins liées à une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention du droit fédéral ou provincial.


UTILISATION ET COMMUNICATION
L’ACFC n’utilise les renseignements personnels et ne les communique à des tiers qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou compilés ou pour un usage qui est compatible avec ces fins.

Elle obtient le consentement de l’intéressé avant d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels à d’autres fins, à moins que la loi n’autorise l’utilisation ou la communication prévues.

La loi autorise l’ACFC à communiquer des renseignements personnels à l’insu de l’intéressé et sans son consentement, notamment dans les cas suivants :

• la communication est faite à une institution gouvernementale aux fins de l’application de la loi;
• la communication est faite à l’avocat de l’ACFC;
• la communication est faite en vue du recouvrement d’une créance que l’ACFC a contre l’intéressé;
• la communication est exigée par assignation ou en vertu d’autres processus judiciaires;
• la communication est faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne.

Le représentant d’un membre (incluant les membres associés) accepte que ses nom, titre, et ses adresse, numéros de téléphone et de télécopieur, et courriel de son lieu de travail soient divulgués à d’autres représentants de membres.

TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Au moment de traiter ou de transmettre les renseignements personnels, l’ACFC prend des précautions pour éviter de les modifier. Elle choisit un mode de transmission (téléphone, courrier, télécopieur, courrier électronique ou
autre) qui permet de protéger la confidentialité des renseignements selon leur degré de sensibilité.

RESPONSABILITÉ
Les vice-présidents sont responsables des renseignements personnels dont ils ont la gestion et s’assurent du respect de la présente politique dans leurs secteurs respectifs.

La personne chargée de coordonner la protection des renseignements personnels a les responsabilités suivantes : surveiller l’application de la politique; donner de la formation sur la gestion des renseignements personnels; traiter toutes les questions relatives aux demandes d’accès aux renseignements personnels; élaborer des méthodes et lignes directrices en matière de gestion des renseignements personnels; gérer les plaintes portant sur les renseignements personnels; trancher les différends au sujet des renseignements personnels; et servir, au besoin, d’agent de liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et les organismes provinciaux correspondants, selon le cas.

ACCÈS
L’accès aux renseignements personnels est réservé aux personnes qui en ont besoin pour administrer des programmes de l’ACFC, pour mener à bien des activités de l’ACFC ou relativement à des produits de celle-ci, et aux personnes qui veulent consulter les renseignements les concernant.

ACCÈS AUX RENSIGNEMENTS PERSONNELS
À moins que le refus d’accès ne soit autorisé par la loi, toute personne a le droit d’accéder aux renseignements personnels qui la concernent pour les consulter ou pour demander qu’ils soient corrigés ou annotés.

En temps normal, l’ACFC répond aux demandes officielles d’accès dans les 30 jours suivant leur réception. Les personnes intéressées sont invitées à faire une demande informelle à leur chef de service avant de présenter une demande officielle.

Pour présenter une demande officielle, la personne intéressée doit remplir la demande de divulgation prévue à cet effet et la remettre à la personne chargée de coordonner la protection des renseignements personnels de l’ACFC.

La loi autorise l’ACFC à refuser l’accès aux renseignements personnels dans certains cas, notamment quand :

• les renseignements sont protégés par le secret professionnel liant l’avocat à son client;
• les renseignements contiennent des renseignements personnels sur des tiers ou des dossiers d’enquête actifs;
• la communication révélerait des renseignements commerciaux confidentiels;
• la communication risquerait vraisemblablement de nuire à la vie ou la sécurité d’un autre individu;
• les renseignements ont été recueillis à des fins liées à une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention de lois;
• les renseignements ont été fournis uniquement à l’occasion d’un règlement officiel des différends.

CONSERVATION ET ÉLIMINATION DES RENSEIGNEMENTS
Les renseignements personnels sont conservés et éliminés selon des calendriers de conservation établis et mis à jour périodiquement par l’ACFC. Conformément à ces calendriers, les renseignements personnels qui ne servent plus aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis doivent être détruits.

Au moment de l’élimination ou de la destruction des renseignements personnels, l’ACFC prend des précautions pour empêcher que des personnes non autorisées y aient accès. Les dossiers papier dont l’élimination a été autorisée doivent être passés à la déchiqueteuse pour préserver la confidentialité de l’information.

DROIT DE PORTER PLAINTE
Les personnes qui croient que leurs droits à la protection de la vie privée ou leurs droits d’accès ont été violés sont invitées à porter la question directement à l’attention de la personne concernée, de leur chef de service ou de la personne chargée de coordonner la protection des renseignements personnels de l’ACFC. Dans certains cas, les plaintes peuvent aussi être déposées directement auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada ou de ses homologues provinciaux.

COORDINATION DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
On peut communiquer avec la personne chargée de coordonner la protection des renseignements personnels de l’ACFC, par courriel, à l’adresse privacy@railcan.ca, ou par téléphone, au (613) 564-8091.

Énoncé sur la protection de la vie privée

L'ACFC s'assure que les renseignements personnels qu'elle recueille sont utilisés et dévoilés uniquement aux fins auxquelles ils ont été fournis et a pris les mesures nécessaires pour protéger les informations diffusées par l'intermédiaire de son site Web. Afin de faciliter la communication avec l’ACFC, les coordonnées des employées ont été réunies dans un répertoire..

DONNÉES D'INSCRIPTION
L'ACFC s'engage non seulement à assurer la confidentialité des données d'inscription qui seront recueillies en vue de fournir des services supplémentaires dans son site Web (p. ex., ajout de fonctionnalités de commerce électronique), mais également à ne pas modifier ni divulguer le contenu de la base de registre de ses membres. Les données d'inscription sont recueillies dans le but de fournir aux personnes les produits qu'elles achètent et les services auxquels elles s'abonnent et de mener à bien diverses tâches ou activités : entrer en communication, répondre à des demandes, recouvrer des créances, répondre à des besoins commerciaux particuliers, etc.

L'ACFC peut occasionnellement communiquer des données d'inscription restreintes à des tiers qui participent à la
fourniture de produits ou de services courants liés à son site Web, notamment aux fournisseurs de services de traitement de transactions par carte de crédit.

Les données fournies peuvent être mises à jour en tout temps. Il suffit de communiquer avec l'ACFC.

GÉNÉRALITÉS
L'ACFC peut recueillir des informations techniques et analyser statistiquement les données qu'elle recueille sur le comportement et les caractéristiques des visiteurs de son site Web (p. ex., nombre de visites, nature des pages visualisées, temps de consultation, etc.) pour évaluer l'intérêt pour la section et connaître l'utilisation qui en est faite en vue de l'améliorer. Des données groupées, et non des données individuelles, sont utilisées à cette fin. Des liens intégrés au site permettent aux utilisateurs d'accéder à d'autres sites Web. L'ACFC décline toute responsabilité quant au contenu et à la confidentialité des informations fournies dans ces sites. L'ACFC se réserve le droit de modifier son énoncé sur la protection de la vie privée en tout temps en affichant les changements dans son site Web.

COORDONNÉES DU RESPONSABLE DU SITE WEB
Pour toute question relative au site Web de l'ACFC, veuillez communiquer avec la personne dont les coordonnées figurent ci-dessous :

Paul Goyette
Association des chemins de fer du Canada
(613) 564-88097

paulg@railcan.ca




 








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Interchange Magazine

Interchange, le magazine trimestriel de l'ACFC, traite des sujets d'importance auquels font face les quelque 50 chemins de fer de marchandises et voyageur canadiens et est un lien important pour les intervenants du secteur dont les fournisseurs, les clients, les associations, les gouvernements, les amis et aliés du rail. Vous êtes invités à consulter la nouvelle facture du magazine... PLUS >